|
УТВЪРЖДАВАМ:
Петър Паунов
кмет на Община Батак
Глава първа
ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ
Чл.1/1/ Тази инструкция урежда организацията и технологията за осъществяване управлението на деловодната дейност, документооборота и контрола по изпълнението на задачите в общинска администрация /ОА/ община Батак.
/2/ Основна цел на инструкцията е организиране на административното обслужване и цялостния документооборот в ОА при унифицирано извършване на деловодните операции, регистрация на документите, отразяване на тяхното движение и контрол по изпълнението.
/3/ За постигане на висока интеграция и автоматизация на информационния процес се използва специализиран деловоден програмен продукт с регистрационни контролни карти / РКК / в електронен вид.
Чл.2 /1/ Инструкцията има за предмет:
1.Регламентиране на дейностите във фронт-офиса и бек-офиса на ОА, взаимоотношенията и координацията между тях.
2.Организация на деловодната дейност и документооборота, определяне функциите на дръжностните лица.
3.Определяне на основните изисквания към служителите при извършване на деловодната дейност.
4.Организация на дейността,свързана с контрола по спазване на сроковете.
5. Установяането на правила при съставянето, оформянето и размножаването на документите.
6.Определяне на условията и изискванията при запазването на документите и ползването на архивните материали.
/2/Разпоредбите на инструкцията се прилагат във всички случаи, доколкото не влизат в противоречие с отделни текстове на специални закони, отнасящи се за поверителността, до счетоводната и кадрова документация.
Чл.3.Сигналите и предложенията на гражданите се разглеждат от кмета на общината или от определено от него длъжностно лице , в съответствие с условията и реда, предвидени в действащото законодателство.
Чл.4/1/ При административното обслужване чрез Общински център за услуги и информация на гражданите /ОбЦ за УИГ/ , служителите от ОА се ръководят от основните принципи на законност, бързина, достъпност, икономичност и качество на услугите.
/2/ При осъществяване на своята дейност служителите от ОА са длъжни да спазват Кодекса за поведение на служителите в държавната администрация.
Глава втора
ОРГАНИЗАЦИЯ НА ДЕЛОВОДНАТА ДЕЙНОСТ
Раздел І
Организация на дейността във фронт-офиса и бек-офиса
Чл.5/1/ Цялостната информационно-деловодна дейност се осъществява от деловодството на фронт-офиса, в ОбЦ за УИГ и вътрешното деловодство,които са към дирекция "Обща администрация".
/2/ В ОбЦ за УИГ се извършват следните основни дейности:
1. Предоставяне на информация, за видовете административно-правни и административно-технически услуги, срокове за изпълнение и дължими такси;
2. Предоставяне на формуляри и молби и заявления, даване на указания за попълване и необходими като приложения;
3.Приемане на такси за административни услуги и други плащания,когато е предвидено това да се извършва в “касата на общината”;
4.Регистриране на искания за административни услуги;
5.Предоставяне на документите,изготвени в изпълнение на искания от физически и юридически лица;
6.Записване на гражданите за приемните дни и осигуряване на пропускателния режим.
(3)Координацията между ОбЦ за УИГ и бек-офиса се осъществява чрез вътрешното деловодство, в което се извършват следните дейности:
1. Получаване на регистрираните в ОбЦ за УИГ искания за административни услуги в 11.30 часа и в 16.30 часа;
2. Регистриране на исканията на административни услуги и документи, получени по пощата и разпределянето им съобразно дейностите на ресорите отговорници;
3. Предоставяне на постъпилите искания директно от длъжностните лица – изпълнители на административни услуги, когато услугата се извършва по утвърдена технологична карта;
4. Оформяне на изготвените документи (подпечатване и поставяне на изходящ номер);
5. Предаване в ОбЦ за УИГ в 11.30 часа и в 16.30 часа на документите, изготвени в изпълнение на исканията от физически и юридически лица, когато трябва да се получат лично или това е заявено при подаване на искането;
6. Извън случаите на преходната т.5, документите се изпращат по пощата с обратна разписка. При необходимост документите се връчват чрез куриер.
Чл.6.(1) Фактическото изпълнение на административните услуги и изготвянето на документите се извършва от длъжностните лица в бек-офиса, които носят персонална отговорност за изпълнението в срок при спазване на утвърдените стандарти.
(2) Когато административната услуга представлява издаване на документ, той трябва да отговаря на изискванията на Дирекция “ОА”.
Чл.7.(1) Прякото ръководство на ОбЦ за УИГ и вътрешното деловодство се осъществява от директора на Дирекция “ОА”.
(2) Директорите на дирекции отговарят за дейността във функционалните звена в бек-офис и за дейността на служителите от дирекцията, работещи на изнесените работни места в ОбЦ за УИГ.
(3) Контролът върху цялостната дейност по административното обслужване и административната дейност се извършва от секретаря на общината.
Раздел II
Организация на документооборота
Чл. 8. Работните места в ОбЦ за ИУГ, вътрешното деловодство и функционалните звена са свързани в единна информационна мрежа на ОА.
Чл.9. Деловодната дейност включва: приемане, регистриране, разпределяне и предаване на документите; текстообработката и размножаване да документите; контрол по спазване на сроковете; запазване на документите.
Чл.10.(1) Дейността приемане, регистрация, разпределяне и предаване на документите обхваща:
1. Приемане на всички входящи служебни документи и искания за административни услуги за структурите на ОА. При приемането на документите се проверява наличието на описаните приложения и внесената такса, за съответната административна услуга. Когато документите постъпят по пощата към тях се прикрепва пощенския плик;
2. Приемане на всички изходящи документи от структурите на ОА;
3. Разпределяне на постъпилите документи;
4. Предаване на документите по предназначение – за резолиране или директно за изпълнение, когато услугата се извършва по технологична карта;
5. Изпращане на изходящите документи.
(2) Дейността “Регистрация” обхваща;
1. Регистриране на приетите документи в деловодния програмен продукт чрез изпълняване на определените реквизити в РКК – вид на документа, кратко описание на съдържанието, направление, име и адрес на кореспонденцията. За услугите извършвани по технологична карта срока за изпълнение се определя автоматично от системата;
2. записване на префикса, номера на документа и датата, снети от системата, върху самия документ;
3. Въвеждане на резолюциите в РКК и предаване на документите на указания в резолюцията изпълнител;
4. Снемане от отчет на изпълнените задачи;
5. Регистриране на заповедите на кмета на общината.
6. Регистриране на приетите от Общинския съвет решения.
(3) Дейността текстообработка, копиране и размножаване на документите обхваща:
1. Съставяне и отпечатване на документите от длъжностните лица, към които е насочена за изпълнение административната услуга или задача.
2. Размножаване на документите от определен със заповед служител :
а) приемане на заявените за размножаване материали и записване в тетрадка-дневник на направените и изпълнените заявки;
б) в тетрадката-дневник се записват и отпечатаните материали и документи, когато комбинираната фото копирната машина се използва като принтер;
в) копирането или размножаването на документи като услуга на гражданите се извършва в ОбЦ за УИГ след заплащане на предвидената за това такса .
(4) Дейността контрол по спазване на сроковете обхваща:
1. Непрекъснат контрол при движението на документа и срока за изпълнение на задачата до снемането и от отчет. Контролът се извършва от ръководителя, резолирал документа и директорите на дирекции.
2. Периодично – веднъж на тримесечие или при възникнала необходимост директора на Дирекция “АО” предоставя на секретаря на общината писмена информация от деловодната система за броя на постъпилите документи, изпълнените в срок и просрочените задачи;
(5) Дейността текущо запазване на документите обхваща:
1. Периодично записване на оптичен носител на информацията, генерирана в базата данни на програмните продукти, използвани за административното обслужване и деловодната дейност. Съхраняване на записаната информация при спазване на техническите и технологичните и нормативните изисквания.
2. Съхраняване на документите в рамките на текущата година по дирекции. Документите се групират по дела в папки, подредени в картотечни шкафове, означени със съответния регистрационен индекс.
3. Заповеди, протоколи и др.., които имат свои индекс се подреждат самостоятелно, по възходящ ред на номерацията.
4. През периода на текущото запазване се осигурява извършването на справки по писмена заявка от служителите при или по повод на тяхната дейност, или гражданите – титуляри по преписките.
5. Обработка и предаване за запазване в архива на общината на делата по приключените преписки и документите от предходната година, но не по-късно от края на м. юни.
Раздел III
Основни изисквания към длъжностните лица във връзка с деловодната дейност
Чл. 11.(1) Длъжностните лица от ОА са длъжни да познават в детайли и спазват изискванията на нормативните актове свързани с : административното производство; административното обслужване на физически и юридически лица: достъп до обществена информация, защита на лични данни; архивното дело и разпоредбите на тази инструкция.
(2) Предоставяне на информация във връзка с дейността на ОА на средствата за масово осведомяване се извършва само от длъжностното лице отговарящо за връзките с обществеността, след съгласуване с кмета на Община Батак.
Чл. 12.(1) Всички документи и искания за административни услуги се приемат и предават само чрез деловодството на фронт-офиса и вътрешното деловодство.
(2) Служителите от деловодството обработват материалите веднага след получаването им.
(3) Всяко движение на документите се извършва само чрез вътрешното деловодство и се отразява задължително в РКК .
(4) Никой няма право да получава и работи с документи, които не са регистрирани и взети за контрол.
Чл.13.(1) Кметът, зам.кметовете, секретарят и директорите на дирекции преглеждат и резолират документите в съответствие с тяхната компетентност и дейности за които отговарят – Приложение № 1.
(2) Резолюцията се поставя в деня на получаването, върху самия документ и трябва да определя изпълнителя, задачата, срока за изпълнение, дата на резолирането и подпис на резолиращия.
(3) Служителите от вътрешното деловодство въвеждат поставените върху документите резолюции в системата за регистрация и контрол на преписките и предават документа на конкретния изпълнител.
Чл.14. За правилното протичане на деловодната дейност директорите на дирекции са длъжни :
1. Да изискват от служителите в дирекциите да спазват тази инструкция и да следят за изпълнението й.
2. Да следят за правилното и срочно изпълнение на произтичащите от документите задачи и своевременното им отчитане.
3. При прекратяване на трудово или служебно правоотношение на служителя от дирекцията да се извършва предаване-приемане на поверената им документация с протокол.
4. Да следят за правилното класиране и текущо запазване на делата в съответната дирекция, както и за своевременното предаване на делата за запазване в учрежденския архив.
Чл.15.(1) Предаването на документите за резолюция или за изпълнение е задължение на служителя от вътрешното деловодство.
(2) Когато административната услуга се извършва по технологична карта предаването на документите и материалите се извършва от първия и от него към следващия изпълнител до последната стъпка. В тези случаи движението на документите от един към друг изпълнител се отразява в РКК от предшестващия изпълнител. Крайното оформяне на документа и предаването му във вътрешното деловодство за изпращане е задължение на последния от изпълнителите.
(3) Снемането на задачите и документите от отчет се извършва при тяхното изпълнение само от служителя във вътрешното деловодство.
Глава трета
СЪЗДАВАНЕ НА ДОКУМЕНТИТЕ
Раздел I
Общи правила за състоянието и оформянето на документите
Чл. 16.(1) Състоянието на документите е процес, при който се определя и създава съдържанието на документите. Текстът на документите се формира при спазване на нормативните изисквания за съдържанието и специфичните изисквания при съставянето му, граматическите правила на българдси език и общите правила на административно - учрежденския стил и управленска култура.
(2) При съставянето и оформянето на документите служителите са длъжни:
- 1. Да използват кратки, но ясни и точни формулировки
- 2. Да съгласуват съдържанието на съставения документ с отговорните за това длъжностни лица.
- 3. Да вписват и последната страница в числител инициалите на длъжностното лице, изготвило документа, а в знаменател - техническия изпълнител.
- 4. Да уреждат устно по-маловажните проблеми с преките си ръководители.
Чл. 17.(1)Оформянето на документите е техническа дейност, която се осъществява в съответствие с действащите стандарти.
(2) Документите се оформят в зависимост от техния вид и предназначение - заповеди, решения, указания, доклади, програми, отчети, протоколи, служебни писма, списъци, описи, справки и др.
Чл. 18.(1) Към представените за подпис документи длъжностното лице, съставило документа прилага и съпровождащи документи /ако има такива/, по повод на които е съставен основния документ.
(2) Проекти за заповеди се представят на кмета на Общината след съгласуване с определените служители.
(3) На втория екземпляр от документа, който остава за съхранение в деловодството се оформя реквизита “Изготвил” или “съставил” .
(4) Документите се представят на кмета за подпис след като предварително са съгласувани с прекия ресорен ръководител и гл. юрисконсулт за законосъобразност, а когато се извършва изразходване на финансови средства и с гл. счетоводител. Съобразно въпросите третирани в документа се извършва съгласуване и с други длъжностни лица, които имат пряко отношение. Съгласуването се извършва с полагането на подписи на съгласуващите върху втория екземпляр на документа, който остава за съхранение в деловодството.
(5) При оформянето на документите местата за подписи на длъжностните лица се разполагат според служебната йерархия. След съдържателната част на текста се изписват съгласувалите на нови редове, а след тях ръководителя.
Чл. 19.(1) Оригиналните изходящи документи се съставят и оформят на бланка на Община Батак.
(2) Изходящите документи носят подписа на кмета, с изключение на случаите, в които са делегирани такива правомощия на други длъжностни лица от ръководството на ОА.
(3) Изходящите документи, изпратени в отговор на вече образувана преписка се извеждат към регистрационния индекс на образуваната преписка, като се поставя датата на извеждане.
Чл.20. Документите, които са препис или копие на оригинален документ носят обозначението “Препис” или “Копие”, поставено в горния ляв ъгъл на първата страница на документа. Обозначението “Вярно с оригинала:” или “Вярно:” се поставя /когато е необходимо на всяка страница на документа, придружено с дата, подпис на удостоверяващия и печат, а на последната страница подписът се придружава с длъжността и имената /собствено и фамилно/ на удостоверяващия.
Чл.21.(1) Заверен подпис на документ се издава на физически и юридически лица само въз основа на писмено искане, ако те са титуляри по преписката или въз основа на съдебно удостоверение, и в съответствие със закона.
(2) Заверяването преписи от документи се извършва по компетентност от съответния служител.
(3) Вероятността на преписа с оригинала се удостоверява с подпис на длъжностното лице, което съхранява оригиналния документ.
(4) Копия от преписи на документи, които се предоставят по реда на ЗДОИ не се заверяват.
Раздел II
Правила за съставянето и оформянето на
Организационно-разпоредителни документи
Чл. 22. Подготовката на организационно разпоредителните документи/ОРД/се извършва под ръководството на:
1.Ръководителя на структурното звено,на което е възложено изпълнението;
2.Посочения на първо място служител,когато за подготовката отговарят няколко длъжностни лица;
3.Ръководителят на работната група (комисия),когато организацията е възложена на работна група (комисия).
Чл.23.При създаването и оформянето на ОРД се спазват утвърдените стандарти.Видовете и реквизитите на посочената документация са посочени в Приложение №2 и Приложение №3.
Чл.24.(1)При подготовка на ОРД с нормативен характер се спазват изискванията на Закона за нормативните актове и Указ№ 833 за неговото приложение.
(2)Проекти за нормативни актове,решения на общинския съвет,заповеди и договори се съгласуват задължително с главния юрисконсулт на общината.
(3)Изходящите документи се съставят в толкова екземпляра,колкото са получателите плюс един за класиране към делото и един за вътрешното деловодство.
Чл.25.(1)Подготвените за подпис документи се парафират от длъжностното лице,което ги е изготвило,като подписът се поставя задължително върху екземпляра,който остава за запазване във вътрешното деловодство.
(2)Към представените за подпис документи се представя писмото или преписката, по повод на които е съставено.
Чл.26.(1)Изготвената документация се подписва от съответното длъжностно лице в зависимост от неговата компетентност,съдържанието и предназначението на документа.
(2)Нормативните актове с общо действие или от вътрешен характер се утвърждават само от кмета на Община Батак, а при по-продължително отсъствие-от определения зам.-кмет.
Раздел III
Създаване на документи, свързани със заседанията на
Колективните органи
Чл. 27. На заседанията на колективните органи въпросите се внасят с докладна записка, информация или само с писмена справка и се придружават с проекто-решение.
Чл. 28.(1) Приетите от колективните органи решения се отразяват в протоколи при спазване на стандартите.
(2) Решенията трябва да бъдат кратки, ясни, с точно определени срокове и длъжностни лица, отговарящи за тяхното изпълнение.
(3) Оригиналите на протоколите се парафират от протоколчика и се подписват от председателстващия заседанието или от секретаря на комисията.
Чл.29. Направените корекции и забележки се отбелязват в приетите документи веднага след приключване на работата.
Чл.30. По изключения на заседанията на колективните органи могат да бъдат разглеждани и устно поставяни въпроси. В този случаи протоколчикът е длъжен да води подробни записки, като в края на работната среща изисква и подписа на докладчика.
Чл.31. Уведомяването на изпълнителите за възложените им с решения задачи се извършва чрез връчване на препис-извлечение от протокола не по-късно от 3 работни дни след датата на заседанието.
Глава четвърта
ЗАПАЗВАНЕ НА ДОКУМЕНТИТЕ В УЧРЕЖДЕНСКИЯ АРХИВ
Чл.32. Дейността по запазване на документите в учрежденския архив обхваща:
1. Приемане на документите за научно-техническата обработка и текущо съхранение.
2. Създаване и поддържане на нормативно определения справочен апарат;
3. Извършване на справки и заверяване на копия от документи, съхранявани в архив на ОА.
4.Участие в експертиза по ценността на документите и предаването им в Държавен архив – Пазарджик /ДА/
Чл. 33.(1) Учрежденския архив е организиран по дирекции в съответствие със структурата на ОА.
(2) Директорите на дирекции определят длъжностни лица, които персонално отговарят за архивната дейност на съответната дирекция.
(3) Приключените преписки се парафират “към дело (КД)” от служителя или прекия му ръководител.
Чл. 34.(1) В учрежденския архив се предават за запазване делата на приключилите преписки и документи от предходната календарна година, парафирани “КД”. Предаването на тези документи се извършва не по-късно от края на месец юни на текущата година.
(2) Документите се предават по опис и с приемно-предавателен протокол, в съответствие с регистрационните индекси.
Чл.35.(1) След приключване на сроковете за съхранение на ценните документи се отделят с решение на експертна комисия и след утвърждаването на протокола от АД се унищожават по реда на чл.11 и чл.12 от Закона за държавния архивен фонд.
(2) Приемането на ценната документация на ОА в ДА става по установения законов ред след научно-техническата им обработка.
Чл.36.(1) Използването на документите от архива се извършва след писмено разрешение от ръководството на ОА. За целта заявителят подава молба, която се резолира от кмета на общината или от негов заместник.
(2) Размножаването на заверката на копия от документи се извършва от длъжностните лица, които отговарят за тяхното съхранение. Когато документите се представят като доказателства във връзка със съдебно производство заверката на копията може да се извършва от гл.юрисконсулт.
(3) Забранява се свободното изнасяне на документи по какъвто и да е повод извън архива на ОА. В случай на необходимост следва да се търси съдействие от ръководството и компетентните длъжностни лица.
Чл. 37. При смяна на отговарящия за съответния учрежденски архив документите се предават на друг служител с приемно-предавателен протокол.
Глава пета
ИЗПОЛЗВАНЕ И СЪХРАНЕНИЕ НА ПЕЧАТИТЕ
ИЗПОЛЗВАНЕ И СЪХРАНЕНИЕ НА ПЕЧАТИТЕ
Чл. 38.(1) Печатите на ОА се водят в специална книга при секретаря на Общината. Те се съхраняват и използват от определени със заповед на кмета служители.
(2) Преди подпечатване на документа съответните длъжностни лица извършват проверка на автентичността на подписа, поставен върху документа.
Чл.39. За правилното ползване и съхранение на печатите отговаря персонално длъжностното лице, което ги е получило срещу подпис.
Глава шеста
ОТГОВОРНОСТА НА СЛУЖИТЕЛИТЕ
Чл. 40.(1) Отговорниците и изпълнителите от всички управленски нива, на които се възлага изпълнението на решения и задачи носят лична отговорност за своята дейност.
(2) При констатирани нарушения на тази инструкция, независимо от административно-наказателната отговорност предвидена в специалните нормативни актове виновните лица носят и дисциплинарна отговорност.
Чл. 45. Служители уличени в кражба, укриване, повреждане, загубване или унищожаване на документи, включени в състава на Държавния архивен фонд , носят административна отговорност съгласно Закона за държавния архивен фонд и наказателна отговорност съгласно Наказателния кодекс.
ДОПЪЛНИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ :
&1. По смисъла на тази инструкция и стандартите за деловодна дейност:
1. “Адресант” е: учреждение, физически или юридическо лице, което изпраща документ.
2. “Адресат” е: учреждение, физическо или юридическо лице, на които се изпраща документ.
3. “Архивен фонд” е: определен комплект от отделен комплект от архивни документи, възникнали в резултат от дейността на съответната институция. В случая ОА като фондообразувател на документацията.
4. “Бек-офис”: са функционалните лица на ОА, където фактически се извършват административните услуги.
5. “Бланка” е: определен вид и формат хартия, върху която предварително са отпечатани или набрани в електронен вид: герба, наименованието на ОА, адрес, телефон, факс, електронен адрес, интернет страница, реквизитите на изх.№ и дата на изпращане. Носителят на конкретната информация (начална и допълнителна) с нанесени върху нея реквизити.
6. “Дело” е: отделен документ, писмо и отговор или преписка по определен въпрос, по месечно в отделна папка. На всяка преписка се поставя най-отгоре инициативния документ, а след него по реда на регистрацията и останалите. Делата се систематизират по номенклатури.
7.”Документ” е: първоизточник на материален носител на определена фиксирана информация, предназначена за използване, предаване и съхранение; свързана с доказателство за данни, факти, явления и събития, което определя впоследствие и неговата ценност като източник на ретроспективна информация. Доказателство, писмено уверение, писмено свидетелство, издадено от орган на властта или компетентното длъжностно лице. Документът се оформя при спазване на предварителните реквизити, подпис на длъжностното лице и печат на ОА.
8. “Документни” са:
а) Нормативни актове и други ръководни документи на висшестоящи органи и организации – укази, постановления, разпореждания, наредби, решения, инструкции и др.
б) Организационно-разпоредителни документи – правилници, наредби, програми и решения на общинския съвет, решения на други колективни органи, правилници и инструкции, утвърдени от кмета на общината, заповеди и указания.
в) Справочно – информационни документи – доклади, информации, отчети, протоколи, писма и справки.
г) Документи за извършени или извършващи се сделки – инвестиционни проекти, договори, актове за собственост, тръжна документация.
д) Общи и подробни устройствени планове и кадастрални регистри.
е) Предложения, сигнали, жалби, искания (молби и заявления за административни услуги), писмени декларации.
ж) Критични публикации в средствата за масово осведомяване и общественозначими предложения.
з) Заявления по ЗДОИ.
и) Заявления по ЗЗЛД.
9. “Документация” е: съвкупност от събрани, подредени и съхранени документи, оформящи фондовата наличност на архивите на институции и фирмени организации. Външна (входяща), изходяща и вътрешна документация.
10. “Документооборот” е: съвкупност от взаимосвързани маршрути на движение на документите от момента на тяхното съзнаване, оформяне и изпращане/получаване до момента на тяхната окончателна обработка и съхранение.
11. “Картотека” е: сбор от документални материали, подредени съобразно класификационна схема.
12. “Класификационна схема” е: план който определя реда за групиране в логическа последователност на определени документи или на информацията, съдържаща се в тях, в групи и подгрупи (раздели и подраздели).
13. “Номенклатура на делата” е: систематичен списък на наименованията на делата (съвкупност от органически свързани помежду си документ с поставени срокове за съхраняването им, утвърден по установения ред; групирани в съответствие с класификационната схема.
14. “Обработка на документ” е: съвкупност от операции, на които е подложен документът, вследствие на което той става годен за ползване.
15. “Парафиране на документ” е: отбелязване със съкратен подпис върху документ, че е прегледан от определено длъжностно лице (ръководител, експерт, специалист), което не възразява по съдържанието на документа.
16. “Реквизит” е: неразделна характеристика на документ; негова задължителна съставна част, с точно определено местоположение за вписване на данни: “Адресат”, “Адресант”, “Вярно с оригинала:” (или “Вярно:”), “Копие:”, “Относно: (”или “За”), “Подпис(и):”, “Приложение(я):,”Регистрационен индекс(и), ”Резолюция”, ”Съгласувано”, ”Съставил”,”Утвърждавам;”.Реквизити са още:”Герб на община Батак”,”Забележка:”,”Заглавие вид на документа”,”Инициали на съставителя”, ”Населено място и дата на съставяне”,”Номер на втората и следваща страница”, ”Обръщение към получателя”,”Печат”,”Текст на документа”,”Щемпел за класиране и обвързване на преписки”.
17.”Регистрационен индекс(и)” е: условно означение, поставено върху документ при неговата регистрация,което съдържа съответния(изходящ)номер на документа по номенклатура на делата и поредния (входящ)номер на регистрационно-контролната карта.Към регистрационния индекс се отнася и датата.
18.”Регистрационно контролна карта”е:документ,който служи за регистрация на документи и контрол по изпълнение задачите,произтичащи от тях.При ползването на специализирана деловодна компютърна програма РКК е в електронен вид.
19.”Съгласуване на документ” е:постигане на единно становище с вътрешни структурни звена(длъжностни лица) и/или външни органи (учреждения, организации), които в рамките на своята компетентност имат непосредствено отношение към решаваните с документа въпроси.
20.”Съдържание на документ” е: същностната текстово-информационна част на документ, включваща въведение(начален-встъпителен компонент), изложение(основен компонент) и заключение(заключителен компонент).
21.”Фронт-офис”е: звеното за административно и информационно обслужване в Община Батак чрез което се подават исканията за административни услуги и от където се получават изготвените документи; извършва заплащането на такси и др.плащания към общината.В ОА-Батак е обособен като Център за услуги и информация на гражданите.
22.”Форма на документа” е: външен вид на документа, Ред, определящ разположението на реквизитите в неговите граници.
23.”Формат” е: големина и съотношение на страните на един лист хартия/на една бланка.
ПРЕХОДНИ И ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
&&1.Разпоредбите на инструкцията са задължителни за всички служители на ОА – Батак. Заверените заповеди, издадени от кмета на Община Батак, във връзка с деловодната дейност и пропускателния режим се прилагат доколкото не противоречат с Инструкцията .
& 4. & Контролът по изпълнението на Инструкцията се възлага на секретаря на Общинска администрация – Батак.
& 5. &Инструкцията е утвърдена със Заповед № 345/11.05.2015 г. 2015 г. на КМЕТА на Община Батак
СПИСЪК НА ПРИЛОЖЕНИЯТА:
1. Приложение № 1: Правила за резолиране и подписване на входяща и изходяща кореспонденция;
2. Приложение № 2: Видове общо административни документи;
3. Приложение №3: Задължителни реквизити на документите;
Приложение №1
Правила за резолиране и подписване на входяща и изходяща
кореспонденция
- 1. Кмет на Община Батак :
а/ Резолирана входяща кореспонденция от Народното събрание, Президентството, Министерски съвет, Министерства, Съд, централни ведомства, Областен управител, Общински съвет, политически партии, обществени организации и движения, физически и юридически лица, средства за масова информация.
б/ Подписва изходяща кореспонденция до Народното събрание, Президентството, Министерски съвет, министерства , Съд, централни ведомства, Областен управител, Общински съвет, политически партии, обществени организации и движения, юридически лица, средства за масова информация.
в/ Подписва заповеди, договори и други документи свързани с: назначаването и освобождаването на служители от администрацията, и административните звена; устройството и дейността на администрацията и нейните служители; управлението и разпореждането с общинска собственост; обществения ред и управлението при кризи, и други съобразно функциите и правомощията му по чл. 44 от ЗМСМА, както и всички други действащи нормативни актове.
2.Заместник-кмет на Община Батак
а/ Резолира входящата кореспонденция, за дейностите за които отговаря.
б/ Подписва оперативна изходяща кореспонденция към физически и юридически лица свързани с дейностите, за които отговаря и в съответствие с делегираните права.
в/ Подписва заповеди за командировки на служителите; документи по административното обслужване на граждани и фирми, за които не се изисква изрично подпис на кмета но общината.
г/Други документи след упълномощаване от кмета на Община Батак.
3.Секретар на Община Батак
а/ Резолира входяща кореспонденция за дейностите, за които отговаря.
б/ Подписва оперативна изходяща кореспонденция към физически и юридически лица, свързани с дейностите, за които отговаря и в съответствие с делегираните права.
в/ Подписва избирателните списъци, заверява молби декларации по обстоятелствена проверка и други документи, когато това е предвидено в нормативни актове.
г/ Подписва заповеди за командировка на служители от администрацията по дейностите, за които отговаря; документи по административно обслужване на граждани и фирми, за които не се изисква изрично подпис на кмета на общината и са свързани с дейността му по чл.43 ал.3 от ЗМСМА.
д/ Други документи след упълномощаване от кмета но Община Батак.
4.Директор на дирекция
а/ Резолира за изпълнение до съответните служители преписки и документи съобразно дадените предписания и служебните отговорности.
б/ Подписва изходяща кореспонденция само при изрично упълномощаване от кмета на общината или когато е предвидено в нормативен акт.
в/ Съгласува изходящата кореспонденция от името на Община Батак и я представя за подпис от лицата по т. 1,2 и 3, съобразно ресорните им правомощия.
г/ Дава мнение за отпуск на служителите от дирекцията и посочва служителя който ще го замества.
5.Служител по служебно или трудово правоотношение
Съгласува изходяща кореспонденция при изисквани за подпис на експерт или специалист.
Приложение №2
Видове общо-административни документи
При съставянето и оформянето на различните видове общо-административни документи се попълват следните реквизити:
За Заповед – наименование на институцията/ в случая – Община Батак/; вид на документа; регистрационен индекс и дата на издаване на заповедта ;аргументи и мотиви за издаване на заповедта, правно основание; съставил; съгласуваност; фамилно име на длъжностното лице; подпис и печат.
За Решение – наименование на институцията /колективния орган/; регистрационен номер и дата; “Относно” или “За”; текст на решението; разпоредителна част; кои лица да бъдат уведомени за решението; фамилно име на длъжностното лице; подпис и печат.
За Доклад – адресант; вид на документа; собствено, фамилно име и длъжност на автора на доклада; “Относно” или “За”, обръщение към получателя; текст на доклада; приложения; дата на изготвяне на доклада; съгласуваност /ако това е необходимо/; подпис и печат /ако докладът е от името на институцията/. Докладите се регистрират във вътрешното деловодство .
За Докладна записка – адресант; вид на документа; собствено, фамилно име и длъжност на автора на доклада; “Относно” или “За”, обръщение към получателя; текст на доклада, приложения, дата на изготвяне ; съгласуваност /ако това е необходимо/; подпис и печат /ако докладната е от името на институцията/. Докладните записки се регистрират във вътрешното деловодство.
За Информация – наименованието на институцията /в случая – Община Батак/; вид на документа; регистрационен индекс; получател; собствено, фамилно име и длъжност на автора на информацията; “Относно” или “За”, обръщение към получателя; текст на документа; приложения; забележки; дата и съставяне на документа; съгласуваност; фамилно име на длъжностното лице ; подпис и печат /ако е от името на институцията/.
За Указание – наименование на институцията /в случая – Община Батак/; вид на документа; регистрационен индекс; “Утвърждавам”; подпис на лицето, което утвърждава указанието; печат на Общината; “Относно” или “За”; текста на документа; приложения; забележки; съгласуваност /ако това е необходимо/; фамилно име на длъжностното лице.
За Отчет – наименование на институцията /в случая – Община Батак/; вид на документа; регистрационен индекс; “Утвърждавам”; адресант; собствено и фамилно име на автора на документа; “Относно” или “За”; текст на отчета; приложения; забележки; дата на съставяне; съставител; съгласуваност; фамилно име на длъжностното лице; подпис и печат /ако е от името на институцията/.
За Протокол – наименование на институцията /в случая – Община Батак/; вид на документа; регистрационен индекс; “Утвърждавам”; текст на протокола; приложения; забележки; дата на съставяне; подпис и печат.
За Служебно писмо – върху бланката на Община – Батак се отразява регистрационен индекс; адресант; “На Ваш №”; “към наш №”; обръщение към получателя;текст на документа; приложения; съставил; “Съгласувано”; фамилно име на длъжностното лице; подпис и печат /ако това е необходимо/.
За Списък – вид на документа; “Утвърждавам”; “Относно”; текст на документа; забележки; дата на съставяне; съставител; съгласувано; фамилно име и телефон на длъжностното лице за връзка; подпис и печат/ако това е необходимо/.
За Справка – вид на документа; регистрационен индекс; адресант; собствено, фамилно име и длъжност на автора на справката; приложения; забележки; дата на съставяне; съставил; съгласувано; фамилно име на длъжностното лице; подпис и печат.
ЗАБЕЛЕЖКА: На всички общо-административни документи може да се поставят резолюция, като задължително се изписват инициалите на съставителя на документа и машинописеца.
Страниците се номерират, поставя се индекса за класиране и обвързване на преписката.
При съставяне на преписи или копия на документи се записват реквизитите “Препис” , “Копие” и “Вярно с оригинала” и се заверяват с подпис и печат.
Приложение № 3
Задължителни реквизити на документите
1. Наименование на институцията, която изпраща документа
Записва се пълното и точно наименование на институцията – в случая Община Батак.
2. Адрес на Община Батак
Адресът обхваща пълното наименование на институцията, местонахождението – град, п.код, улица, номер ,телефонен номер и номер на факс, електронен адрес, интернет страница.
3. Получател
Документите се адресират до учреждението и съответните структурни подразделения,физически и юридически лица. Допускат се, по изключение адресиране на документите и до конкретни длъжностни лица.
Когато получателят се намира в гр. Батак, допуска се вместо името на населеното място, да се записва “ТУК”.
Изходящият документ не трябва да съдържа повече от четири адресанта. В противен случай се съставя списък на адресантите и всеки екземпляр от документа се адресира.
4. Входящ и изходящ регистрационен индекс
Входящите, изходящите и вътрешните документи се регистрират в деловодната програма, при спазване на утвърдената номенклатура.
5. Утвърждавам
Реквизитът “Утвърждавам” се състои от: наименованието на реквизита, длъжността на утвърждаващия, неговия подпис с разшифроване на името му и дата. Поставя се в горния десен ъгъл на първата страници на вътрешните документи, програми, протоколи, отчети, списъци и др.
Утвърждаването се извършва от кмета на Община Батак или друго упълномощено лице.
6. Резолюция
Документите се резолират в горния ляв ъгъл на първия лист. Резолюцията трябва да съдържа фамилните имена на изпълнителите и указания за изпълнителите /съдържание на задачата/, краен срок за изпълнение, срокове за проверка /текущ контрол/, личен подпис на резолиращия и дата на резолюцията.
7. Собствено, фамилно име и длъжност на автора на документа
Този реквизит се използва при подготовката на доклади, докладни записки, мнения, становища и др.
8. Наименования /вид/ на документа
Общо-административните документи /с изключение на кореспонденцията/ трябва да имат заглавна част, в която да се описва наименованието на документа.
9. “Относно” или “За”
Документите оформени на формат А4 / с изключение на заповедите/ трябва да съдържат реквизита “относно” или “За”, където се вписва накратко съдържанието на документите.
10. “На Ваш №…” или “Към наш № …”
На отделен ред, в началото на всички изходящи писма по образувана вече преписка номерът на писмото, на което се отговаря /”На Ваш №”/, а при изпращане на допълнителни писма към инициативни писма на Община Батак се записват изходящият номер и датата на първото място на Общината /”Към Наш №”/.
11.Обръщение към получателя на документа
Обръщението към получателя на документа трябва да бъде по длъжност или поименно.
12.Текст на документа
Текстът на документа трябва да бъде ясен точен,недопускащ различни тълкувания.
Оформянето на текста на документа става в раздели и подраздели,които се номерират.Разделите трябва да имат заглавие,което да съответства на съдържанието им.Текстът на разделите и подразделите може да се оформя в точки и букви.
Текстът на нормативните актове се оформя в членове,членовете –в алинеи, алинеите-в точки,точките-в букви.Всяка алинея се означава с арабска цифра, поставена в скоби,точките само с арабски цифри и буквите с малки букви.
При подготовката на проекти на общо-административни документи с нормативен характер се спазват изискванията на Закона за нормативните актове и Указа за прилагане на Закона за нормативните актове.
13.Приложения
Всяко приложение се описва на отделен ред с пореден номер или буква,като се записват неговото наименование и брой на екземплярите .
Ако в текста са записани приложенията,то в края на текста се записва на нов ред”Приложения-съгласно текста……екз.”.
14.”Съставил”и”Съгласувал”
Реквизитите”Съставил”и”Съгласувал”се състоят само от наименованието на реквизита, длъжността на съставителя или съгласуващия, неговия подпис с разшифроване на личното име/съкратено/и фамилия, и дата на съставянето или съгласуването на документа.
Реквизитите”Съставил”и”Съгласувал” при вътрешни съгласувания са поставят само върху екземпляра,който остава във вътрешното деловодство.
Реквизитът”Съгласувал”за документи на вътрешни организации се поставят непосредствено в края на документа и върху всички негови екземпляри.
При несъгласие/вътрешно и външно съгласуване/с определени текстове след подписа на съгласувалия се добавя”Прилагат се писмени съображения”.
15.Подпис
Реквизитът “подпис”включва длъжностното наименование на подписващото лице,неговия личен подпис и в скоби инициала на собственото му име и фамилия.
16.Печат
Реквизитът “печат”се поставя върху оригинала на издаваните документи и писма до подписа на кмета или друго длъжностно лице така,че да не се закрива подписа.
17.Копие
Автентичността на копие на документи,направени чрез копирна техника се удостоверява,като непосредствено след текста се изписва заверка:наименование на структурната част на ОА-Батак,длъжност име и фамилия на служителя,”Вярно с оригинала”,дата,подпис и печат,които не засягат текста.
Регистрационния индекс и датата на документите, които предстои да се копират се поставя преди копирането им, а печатът на Обшита Батак се поставя върху копията.
18. Щемпел /печат/ за класиране и обвързване на преписката
Поставя се от деловодителя и върху него се попълва индекса от схемата на регистрационните индекси, номер и дата.
19. Инициали на машинописеца
Преписват се инициалите на личното и фамилното име на съставителя и на машинописеца, който го е написал. Поставя се в лявата част на листа след изписване на всички останали реквизити. На първо място на инициалите на автора на документа, които се отделят от тези на машинописеца с наклонена черта.
20. Наименование на страниците на документа
Номерацията започва от втората страница и се изписва с арабски цифри. Когато се използва текстообработмата програма номерацията може да започва и от първата страница.
|
